株式会社システムデザイン
添付ファイルも解析し管理するメールアプリ
RoWBee
Mail Assistant
ロビー メール アシスタント
添付ファイルまで読んで振分け管理でき、
また高度な自動返信もできる。
大量に来るメールの処理、毎日大変な作業です。検索すればメール管理術の記事も多く出てきます。
もちろん、メール管理術や工夫で解決出来ていれば越したことはありません。ですが、もしなかなか出来ないのであれば、思い切ってアプリをご利用されるのはいかがでしょう。
RoWBeeメールアシスタントなら細かい条件設定が可能、振分け管理を行います。Excel、Wordなど添付ファイル内容チェックや、設定した内容で発信元への自動返信まで可能です。
振分けたメールは設定した条件ごとにリスト化。
整理された状態でメールをご覧になれるので、時間短縮だけでなく見落としやチェック漏れ防止にも役立ちます。運用しながら設定変更していくことで精度は上がっていきます。
是非きちんとしたメール整理を行いたい！という皆さま、メール管理術ではない選択肢はいかがでしょうか。
建設会社様、入札メール管理にご利用頂いております。
添付ファイルの内容まで解析して振分け。
詳細が添付ファイルになっているメールが多く、添付ファイルを開いて内容を判断する必要があると思います。
RoWBeeメールアシスタントは、Excel、Wordなどの添付ファイルまで解析可能。
設定したキーワードに沿って、添付ファイルまで読みメールの振分け管理を行います。
設定した条件に合わせメールを収集、リスト化しメールでお知らせ。
受信メール一覧の自動作成
RoWBeeメールアシスタントが従ったキーワードに沿い一覧表としてメールリストにします。緊急のもの、後で見るもの、見ないでいいものなどを事前に整理することが出来ます。
また設定した抽出条件を合わせて表示しておくことも。それにより条件の追加や修正もしやすく出来ます。
設定できる抽出条件、キーワード例
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案件名、期間、金額、住所。該当する条件に応じた判断設定
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年齢、性別、スキルの種類と経験年数（社員募集をかけている場合など）
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添付ファイル別の分類
多様な設定が出来ますので、目的に合わせてカスタマイズしご利用できます。
これにより必要なメールだけをゆっくり読む、他のリスト内のメールで気になるものを開いてみるなどが出来ます。メール処理の時間を大幅に減らしながらチェック漏れ、見逃しを防止にもつなげます。
高度な自動返信機能
設定に応じメール発信元へ自動返信
RoWBeeメールアシスタントは高度な作業ができる自動返信の機能を備えています。
例えばメールの内容により、この場合はこの内容で返信を行うなどの返信設定が可能。必要に応じた言文で自動返信を行うことが出来ます。
もちろん返信したメール、返信しなかったメールなどというようにファイリング、リスト化。利用者の方がRoWBeeの仕事をチェック出来ます。
RPA機能への連携
ベースとなっているRoWBeeはRPAです。RPAとしての機能を利用することも出来ます。例えばメールの内容に沿ってブラウザを操作行う、 Excelに記入するなど他のアプリケーションとの連携も出来ます。
管理者や関係者へメール通知
もちろん作業の結果を管理者へメールで通知も致します。PCでもスマートフォンでも送信可能。お知らせしておきたい関係者の方へも送るなど送信の細かな設定も出来ます。
自動処理定義の修正
ベースに使用しているRoWBeeはRPAです。複雑な設定内容を容易に追加変更出来ます。
このような機能を持つメーラーを別注で開発すると高額な金額を掛けプログラムを一から作成することになりますが、RPAであるRoWBeeを応用することで安価なアプリにすることが出来ました。
実際にお使いになられてからの条件変更、追加などの修正が出来るため、容易に精度の向上が図れるのもRPAならではといえるでしょう。
注：RoWBeeメールアシスタントはメール送受信は出来ません。
GmeilやOutlook、Thunderbirdなどとあわせてお使い下さい。
導入事例
建設会社様の場合
大量のメールの中から入札参加案内を抽出する。
こちらの建設会社様に届くメールの中には、お客様や協力会社との連絡事項、メーカーからの製品案内、またはメルマガやスパムメールなど毎日大量のメールが来ます。
そして重要なのが入札案内のメール。このような案件がありますが入札にご参加いかがでしょうという案内です。
入札参加はとても大切な業務であり、内容を見て常時申し込みをしておかなければいけません。
もちろん中には作業内容、地区などで参加不可の案内もあります。
これまでは大量のメールの中から入札に関わるもの一つ一つメールを開き内容確認しなければなりませんでした。詳細は添付ファイルに明記されていることも多く、ファイルを開ける必要もありました。
大量のメールから入札にかかわるものを見つけ出し、内容を見るだけでかなりの時間と労力を必要とします。
そこでRoWBeeメールアシスタントを導入されました。
設定された条件
RoWBeeメールアシスタントにて入札メール振り分けのための判断条件設定の一部をご紹介。
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A市B市は参加、C市は見送りなど自治体による判断。
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期日による参加不参加の判断。
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工事内容による判断。
このような判断のためのキーワードを設定。条件に合致するかをRoWBeeメールアシスタントが判断しリスト化しています。
入札の詳細は添付ファイルに明記されていることが多いため、RoWBeeメールアシスタントは添付ファイルの内容も読み込んでいます。
さらに参加メールの自動返信まで任せる
こちらの事例ではRoWBeeメールアシスタントの自動返信機能も活用されています。
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条件に合致するものについては参加の旨を明記したメールを自動返信します。
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もちろん申込み済みであるメールもリスト化。管理者が入札申込み状況をチェック出来るようにしてあります。
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その都度条件設定の見直しや変更して行く事により作業精度を向上をはかられています。
これらにより大量メール処理の時間を減らしながら入札参加漏れも防ぎ、
ビジネスの効率化につなげていらっしゃいます。
画像はイメージ